您需要了解的有关企业文件共享的所有信息，从传输方法到保持安全的策略和工具。到目前为止，大多数企业已经放弃了纸质文件，转而使用数字文件，充分利用无纸化存储和更高效的工作流程。但是，文件共享也有其缺点：在多个文档版本中很容易丢失，而安全措施通常不太理想，可能会使敏感数据面临风险。在本文中，我们将探讨如何确保文件共享在安全性和易用性之间取得平衡，从而提高现代劳动力的效率。
为什么文件共享安全对企业很重要？
近年来，随着千禧一代改变了对工作场所应有的期望，出现了一种增长趋势。甚至在 Covid-19 之前，估计有43% 的美国员工定期远程工作。
由于 Covid-19 大流行导致强制在家工作，远程工作场所已迅速成为企业继续有效运作的必要条件。在许多情况下，这证明了远程工作得到普遍实施的可行性，改变了人们对在现代工作场所工作意味着什么的看法。
这种地震转变如此有效的主要原因之一是可用于促进这些变化的技术水平。视频会议和文件共享意味着无论谁在办公室，都可以进行实时讨论，从而降低企业成本，让员工更自由地塑造他们的工作/生活平衡，从而提高幸福感和生产力。
但是，快速变化通常会导致新的或增加的安全风险。例如，在不安全的个人设备上访问文件或设备丢失或被盗的可能性要大得多。两者都可能导致数据泄露，损害公司与客户和合作伙伴的关系。
文件共享类型
USB存储
物理驱动器对于大文件可能是一个不错的选择，但是一次只能在一台设备上完成传输它们的离线过程，并且 USB 设备不保存数据已传输到哪些设备的记录。物理存储选项还带来了另一个风险——设备本身可能被放错地方、被盗或损坏，从而使数据无法恢复。
这也可能是一个代价高昂的错误。2018 年，英国希思罗机场因一名公众发现错误放置的包含敏感信息的 U 盘而被罚款 12 万英镑。
电子邮件
在最简单的形式中，电子邮件附件是一种文件共享形式。通常存在文件大小限制，这会使此方法效率低下。更糟糕的是，如果正在共享一个文档，包含相同文档的不同版本的多个线程可能会导致混淆和文件放错位置。电子邮件也是网络犯罪分子的常见目标。如果没有有效的端点安全，通过电子邮件共享文件可能会导致数据泄露。
FTP
文件传输协议 (FTP) 是传输大文件（例如档案）的一种简单而有效的方式。但是，它不是很动态，不适合管理协作文档。
点对点
点对点 (P2P) 文件共享可能仍因其与音乐盗版的联系而名声不佳，但这种格式实际上是在群组内共享私人文件的一种非常安全的方法。P2P 文件传输不是使用中央服务器，而是在一个小组的网络连接之间共享。这可以保持文件的私密性，但通常会很慢，而且对于协作项目也没有用处。
云
云服务将文件托管在中央存储库上，其他用户可以从中访问它们。虽然它们由第三方托管，但可以控制访问权限以保护文档。
文档协作工具
第三方托管允许的不仅仅是存储和易于访问。通过集中托管项目的文档，多个用户可以同时在同一个文件中工作。这种类型的共享访问意味着可以从一系列设备和远程位置进行真正的协作。
文件共享工具对企业的好处
虽然电子邮件附件和 USB 存储多年来一直是常态，但工作场所的数字化转型凸显了这些文件共享方法的缺陷。基于云的服务和项目管理平台有助于应对这些挑战。这些文件共享工具有助于提高安全性和生产力，其中许多提供有用的功能，例如：
- 允许多个用户在同一个文档上同时协作
- 安全文件传输
- 云访问最新版本的文档。
项目管理与协作
虽然移动办公很受欢迎，但让企业对其更广泛使用持谨慎态度的主要问题之一是对有效沟通的限制，这使得项目交付变得特别困难。虽然实时协作对于项目的成功至关重要，但高效的文件共享系统可以弥补物理上的差距，使与多个利益相关者的活动能够有效地进行。
安全
与通过电子邮件来回发送文件相比，操作文件共享提供了安全优势。持有中央版本意味着文件不会被意外删除或丢失。不同的访问级别可以控制谁能够查看任何给定文件或与之交互，并且加密可以保护敏感文档不被截获。
自动同步和备份
基于云的文件共享平台将有助于管理数千个不同的文件，将它们组织在中心位置，如果需要回滚到早期版本，则会自动创建文档的备份和修订。这意味着每个利益相关者都可以访问最新版本的文件，无论他们身在何处或使用哪种设备。
如何确保文件共享安全
尽管安全文件共享对企业有很多好处，但在线共享数据和文件总是伴随着一些潜在的风险。因此，不应孤立地使用文件共享工具，而应将其集成到现有的整体安全策略中。
使用虚拟专用网络
长期以来，虚拟专用网络一直是保护业务数据的推荐安全措施。随着文件在传统实体办公室之外被访问的次数比以往任何时候都多，虚拟专用网络现在对于保护文件在公共或不安全网络上访问时不被拦截至关重要。
简单地说，虚拟专用网络通过加密和隐藏正在传输的数据来像隧道一样运行。这意味着第三方不太可能拦截数据，即使他们这样做，它也会被加密且无法使用。
为远程工作的用户设置办公虚拟专用网络将确保文件可以在虚拟办公空间之间安全共享。除了文件共享服务提供的任何端到端加密之外，还可以使用此功能，为共享文件增加另一层安全性。
密码管理器
一个主要的安全口头禅是强密码对于有效的安全性至关重要。这仍然是正确的，但很难监管，特别是如果员工使用个人设备工作。需要记住的密码数量之多可能会导致用户选择方便而不是安全性并使用简化密码，或者跨帐户重复密码。
通过提供密码管理器工具可以轻松避免这种情况。这些工具将记住所有用户的密码，这意味着他们只需要记住一个用于管理器工具。使用企业帐户，您还可以设置共享密码的权限。更好的是，许多密码管理器会自动生成新的安全密码，使用户更容易在任何设备上保持安全。
2-FA/MFA
2 因素身份验证(2-FA) 是一种有用的工具，可确保对数据的访问受到保护，因为用户需要通过简单密码以外的另一种方式验证其身份。例如，用户需要提供唯一代码以及用户名和密码才能登录共享网络。此代码可以发送到单独的移动设备或电子邮件帐户，这意味着即使网络犯罪分子获取了密码，他们仍然无法访问网络。多因素身份验证遵循与 2-FA 相同的原则，但可能包括额外的授权步骤。这可以是密码或生物识别标识符的形式，例如指纹或面部识别。
限制访问权限
一个简单但经常被忽视的措施是定期评估和更新文件和文件夹的访问权限。用户应该只能访问他们完成工作所需的文件。这可以按部门、资历或个人划分。通过限制权限，文件被非法访问的机会会立即减少，因为只有更少的帐户能够查看它们。这不是一次性的任务，应该成为季节性安全流程的一部分。员工流动和活动计划的变化只是权限可能需要修改或撤销的两个原因。
运行定期文件审核
与监控有权访问文件的人一样重要的是监控文件本身。作为预防措施，应删除过时或未使用的文件。这不仅可以节省带宽，还可以确保唯一可以共享的文件是员工工作所需的文件。
最大限度地减少人为错误
虽然有许多方法可以使用安全软件更好地保护文件，但人为错误仍然是数据泄露的最常见原因。虽然一些违规行为可能是恶意的，但大多数人为错误可能是由于缺乏对最佳实践的认识或培训。对于不熟悉的软件尤其如此。
从制作文件副本和更改访问权限到跨帐户共享密码，为员工提供足够的培训是确保在线共享业务文件保持安全的关键步骤。最终，在企业内建立安全文件共享应该作为现有网络保护策略的一部分进行整合，允许工具整体运行，而不是作为独立的应用程序运行。云文件共享是协作工作的最有效解决方案，但重要的是所选客户的服务必须符合您业务的日常和安全要求。
